Databehandleravtale

Versjon 1.3 · gjeldende fra 2026-06-15

Denne avtalen regulerer Frivio sin behandling av personopplysninger på vegne av sameiet/borettslaget («kunden»), i samsvar med personvernforordningen (GDPR) artikkel 28.

1. Partene og rollene

• Behandlingsansvarlig: sameiet/borettslaget som tar i bruk Frivio. Kunden eier dataene og bestemmer formålet med behandlingen.
• Databehandler: Frivio, som behandler personopplysninger utelukkende på vegne av og etter instruks fra kunden.

2. Formål og behandlingens art

Frivio behandler personopplysninger kun for å levere tjenesten: forvaltning av sameiet/borettslaget — herunder vedlikeholdsplan, økonomi, årsmøte, HMS og kommunikasjon med eiere/beboere.

3. Kategorier av personopplysninger

• Kontaktopplysninger om eiere og leietakere (navn, e-post, telefon)
• Seksjons-/andelsopplysninger (eierbrøk, felleskostnad, betalingsstatus)
• Fødselsnummer for seksjons-/andelseiere, når kunden registrerer det for lovpålagt tredjepartsrapportering til Skatteetaten (skatteforvaltningsloven § 7-9). Gjelder også tidligere eiere i salgsåret, for korrekt fordeling mellom kjøper og selger
• Eierhistorikk per seksjon (hvem som eide når), til samme rapportering
• Opplysninger i innkommende leverandørfakturaer sendt til sameiets fakturaadresse (avsenders e-postadresse, leverandørnavn, beløp, forfall, fakturadokumentet)
• Banktransaksjoner fra sameiets bankkonto, hentet via kontoinformasjonstjeneste (Neonomics AS) ved aktivert bankkobling, til regnskap og avstemming av innbetalinger — inkludert betalers navn og meldingstekst per transaksjon
• Opplysninger styret registrerer (f.eks. henvendelser, skademeldinger)

Frivio behandler ikke særlige kategorier av personopplysninger med mindre kunden selv legger dette inn.

4. Kundens instruksjonsrett

Frivio behandler personopplysninger kun etter dokumentert instruks fra kunden, slik den følger av bruken av tjenesten og denne avtalen. Frivio varsler kunden dersom en instruks etter Frivios mening er i strid med personvernregelverket.

5. Underdatabehandlere

Kunden samtykker til at Frivio benytter følgende underdatabehandlere:

• Supabase — database og fillagring (hosting i EU)
• Vercel — applikasjonshosting
• Resend — utsending av e-post
• Anthropic (Claude) — AI-analyse
• Google (Gemini) — AI-analyse (reserve; brukes kun med betalt avtale som forbyr trening på innhold)
• Sentry — feilrapportering ved tekniske feil (konfigurert uten personopplysninger i rapportene; mottak i EU)

Frivio pålegger underdatabehandlere tilsvarende forpliktelser som i denne avtalen, og varsler kunden ved planlagte endringer slik at kunden kan protestere.

Neonomics AS er ikke en underdatabehandler etter denne avtalen. Ved aktivert bankkobling henter Frivio banktransaksjoner fra sameiets konto via Neonomics, en kontoinformasjonstjeneste med egen konsesjon etter det reviderte betalingstjenestedirektivet (PSD2). Neonomics opererer under eget, selvstendig grunnlag for kontoinformasjonstjenesten, og styret samtykker til tilgangen direkte hos banken med BankID — ikke gjennom denne avtalen. Samtykket er tidsbegrenset og må fornyes, typisk hvert kvartal. Frivio mottar kun transaksjonsdataene Neonomics leverer, og ser aldri innloggingen til nettbanken.

6. Overføring utenfor EU/EØS

Enkelte underdatabehandlere kan innebære overføring til land utenfor EØS. Slik overføring skjer kun med gyldig overføringsgrunnlag (f.eks. EU-kommisjonens standardkontrakter / SCC).

7. Sikkerhet

Frivio gjennomfører egnede tekniske og organisatoriske tiltak for å sikre opplysningene, herunder tilgangsstyring, kryptering i transitt, og logisk adskillelse mellom kunder (rad-nivå-sikkerhet).

8. Bistand til kunden

Frivio bistår kunden med å oppfylle plikter overfor de registrerte (innsyn, retting, sletting, dataportabilitet) og ved avviksvarsling. Frivio varsler kunden uten ugrunnet opphold ved brudd på personopplysningssikkerheten.

9. Sletting ved opphør

Ved opphør av avtalen sletter eller tilbakeleverer Frivio alle personopplysninger etter kundens valg, med mindre lagring kreves av lov.

10. Revisjon

Kunden kan kreve dokumentasjon på at behandlingen skjer i samsvar med avtalen.

Ved å akseptere bekrefter du at du har fullmakt til å inngå denne avtalen på vegne av sameiet/borettslaget.